Client Onboarding Portal

Toen ik begon met het aanbieden van persoonlijke fotosessies, merkte ik al snel dat het grootste struikelpunt niet het fotograferen zelf was, maar alles wat eraan voorafgaat. Nieuwe klanten stuurden hun vragen per e-mail, vulden losse formulieren in en moesten achteraf nog eens apart bevestigen welke locatie en welk tijdstip hen het beste uitkwam. Dat werkte, maar het kostte veel heen-en-weer-berichten en zorgde regelmatig voor misverstanden over de verwachtingen.

Daarom heb ik een eenvoudig onboarding-portaal opgezet dat het hele traject van eerste interesse tot definitieve boeking op één plek samenbrengt. Het portaal is geen zwaar systeem, maar een gestructureerde pagina waar klanten hun voorkeuren kunnen aangeven: welk type sessie ze zoeken, of het gaat om een landschapsreportage of een stedelijke shoot, en welke periode van de dag hen aanspreekt. Ook kunnen ze daar direct hun contactgegevens achterlaten en een korte omschrijving van het gewenste beeld toevoegen.

De aanleiding voor dit project was concreet: tijdens het najaar van vorig jaar kreeg ik drie boekingsaanvragen binnen die allemaal op hetzelfde moment vielen, maar via verschillende kanalen binnenkwamen. Daardoor raakte de planning verward en moest ik twee klanten vragen om te verplaatsen. Sinds het portaal er is, gebeurt dat niet meer. Elke aanvraag komt binnen op dezelfde manier, met dezelfde informatie, en ik kan in één oogopslag zien welke data al bezet zijn.

Wat het portaal bijzonder maakt, is dat het rekening houdt met de aard van weersfotografie. Een sessie bij mistige ochtenden of na een regenbui is niet altijd op een vaste datum te plannen. Daarom bevat het portaal een optie voor flexibele boekingen, waarbij klanten een voorkeursweek aangeven in plaats van een exacte dag. Zo kan ik inspelen op de weersomstandigheden en toch een sessie inplannen die past bij het gewenste licht.

Het resultaat is een werkwijze die zowel voor mij als voor de klant rustiger is. De drempel om een sessie te boeken ligt lager, omdat het duidelijk is wat er van beide kanten wordt verwacht. En doordat alle informatie op voorhand bekend is, kan ik me tijdens de shoot volledig richten op het beeld in plaats van op administratieve details.